Wie du als Hausverwaltung 40% Einheiten mehr verwaltest. Mit dem gleichen Team.
Ohne auf persönliche Kundenbindung zu verzichten.
Low-Code-Automatisierungen ermöglichen dir…
Wie du als Hausverwaltung
40% Einheiten mehr verwaltest.
Mit dem gleichen Team.
Wir automatisieren
Ihre Kundenbetreuung
Ohne auf persönliche Kundenbindung zu verzichten.
Low-Code-Automatisierungen ermöglichen dir…
Kundenstimmen
WLGV GmbH
Sebastian Löllgen berichtet über die Zusammenarbeit:
„Unsere Antwortzeiten sind deutlich schneller geworden – und das merken die Kunden. Das wirkt sich spürbar auf die Kundenzufriedenheit aus. Mittlerweile wird unser zentraler E-Mail-Posteingang zu 80 Prozent automatisiert an die richtige Stelle weitergeleitet. Was vorher komplett händisch war.“
Kundenstimmen
WLGV GmbH
Sebastian Löllgen über die Zusammenarbeit:
„Unsere Antwortzeiten sind deutlich schneller geworden – und das merken die Kunden. Das wirkt sich spürbar auf die Kundenzufriedenheit aus. Mittlerweile wird unser zentraler E-Mail-Posteingang zu 80 Prozent automatisiert an die richtige Stelle weitergeleitet. Was vorher komplett händisch war.“
Drei Schritte zur automatisierten Hausverwaltung
Es liegt nicht an dir – fast alle Hausverwaltungen haben das Gefühl, dass sie
neben dem Tagesgeschäft kaum Zeit für Digitalisierung & Automatisierung haben. Dafür gibt es uns.
Schritt #1 - Digitale Prozesse
Wir begleiten dich beim Wechsel zu digitalen Arbeitsprozessen
Falls du mit zu viel Papier oder in die Jahre gekommenen Softwarelösungen arbeiten, begleiten wir dich beim Umstieg auf moderne Software-as-a-Service-Lösungen für eine digitale, effiziente Arbeitsweise.
Egal ob KI-Telefon-Assistent oder neues Ticketsystem – wir helfen bei der Auswahl der richtigen Software, bei der Datenmigration, bei der erstmaligen Einrichtung und beim Schulen der Mitarbeiter.
Schritt #2 - Low Code Automations
2. Wir automatisieren Arbeitsschritte ZWISCHEN deinen Softwarelösungen
Deine Programme sprechen noch nicht miteinander? Wir machen daraus ein digitales Verwaltungsteam, das automatisch Informationen austauscht.
Beispiel: Ein Mieter zieht aus – statt Daten in drei Systeme einzutragen, wird die Kündigung automatisch an die Buchhaltung übergeben, das Kautionskonto wird angepasst, im Abrechnungstool wird die Endabrechnung angestoßen und der Energieversorger wird per Email informiert.
Schritt #3 - KI Agenten
3. Wir automatisieren Arbeitsschritte INNERHALB deiner Softwarelösungen
Wir erweitern dein Team mit KI-Agenten, die spezifische Aufgaben übernehmen – zum Beispiel Teilungserklärung analysieren, Emails von der info@-Email an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten, Angebote einholen, Handwerkeraufträge vorformulieren, bei Handwerkern nachhaken, etc.
Und weil die Workflows im Hintergrund laufen, muss kein Mitarbeiter lernen, eine neue Software zu bedienen.
Kostenlose
Prozessanalyse
Wir analysieren deine Prozesse und zeigen dir, wo ungenutzte Automatisierungspotenziale stecken.
Konkrete Fallbeispiele
Diese und über 100 weitere Automatisierungen laufen gerade bei unseren Kunden und helfen entlasten die Mitarbeiter.
Automatisierte Vorgangserstellung in Casavi aus eingehenden E-Mails
Beschreibung:
Immer wenn eine Email eingeht, die eigentlich in Casavi gehört, muss ein Mitarbeiter entweder den dazugehörigen Vorgang finden und die Email hineinkopieren – oder einen neuen Vorgang anlegen.
- Von-der-Automatisierung-verarbeitete Emails werden automatisch archiviert
- Kontakt, Einheit & Objekt werden per anhand der Emailadresse, Auftragsnummer oder per KI zugeordnet
- Der Vorgangstyp per KI erkannt und die entsprechenden Vorgangsfelder werden befüllt
Automatisierte Vorgangs-Erstellung in Casavi aus eingehenden E-Mails
Beschreibung:
Immer wenn eine Email eingeht, die eigentlich in Casavi gehört, muss ein Mitarbeiter entweder den dazugehörigen Vorgang finden und die Email hineinkopieren – oder einen neuen Vorgang anlegen.
- Von-der-Automatisierung-verarbeitete Emails werden automatisch archiviert
- Kontakt, Einheit & Objekt werden per anhand der Emailadresse, Auftragsnummer oder per KI zugeordnet
- Der Vorgangstyp per KI erkannt und die entsprechenden Vorgangsfelder werden befüllt
Automatisiertes Nachfassen von Handwerkeraufträgen
Nachdem ein Handwerker beauftragt wurde, wird prüft die Automatisierung in individuell-definierten Zeitabständen, ob der Handwerker bereits darauf reagiert hat. Falls nicht wird eine persönliche Nachhak-Email verfasst.
- Die Nachhak-Email wird persönlich per KI formuliert und im Namen des Mitarbeiters versendet
- Aus Sicht des Handwerkers wirkt es nicht wie eine automatisch-generierte Email, sondern freundlich und persönlich
- Wenn nach mehreren Versuchen keine Rückmeldung vorliegt, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, um jemand anders zu beauftragen
Automatisiertes Nachfassen von Handwerkeraufträgen
Nachdem ein Handwerker beauftragt wurde, wird prüft die Automatisierung in individuell-definierten Zeitabständen, ob der Handwerker bereits darauf reagiert hat. Falls nicht wird eine persönliche Nachhak-Email verfasst.
- Die Nachhak-Email wird persönlich per KI formuliert und im Namen des Mitarbeiters versendet
- Aus Sicht des Handwerkers wirkt es nicht wie eine automatisch-generierte Email, sondern freundlich und persönlich
- Wenn nach mehreren Versuchen keine Rückmeldung vorliegt, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, um jemand anders zu beauftragen
Und so einfach kannst du mit uns zusammenarbeiten
Kontaktaufnahme
Such dir einfach einen Termin im Kalender für ein kurzes Telefongespräch aus.
Erstgespräch
In unserem Erstgespräch analysieren wir deine aktuelle Situation und finden heraus, ob wir dir ideal weiterhelfen können.
Prozessanalyse
Wir zeigen dir, welche Prozesse wir bereits automatisiert haben, welche davon für dich in Frage kommen UND welche individuellen Automatisierungen wir zusätzlich für dich umsetzen können.
Prozesse, die wir bereits automatisiert haben
Automatisierte Ticket-Erstellung aus eingehenden E-Mails in Casavi
Ausgangssituation
Ein Mitarbeiter war immer dafür zuständig, das info@-Email-Postfach zu überwachen und eingehende Anfragen als Supportticket in Casavi anzulegen. Obwohl Casavi dies in Casavi unterstützt ist, kostet es dennoch Zeit und der richtige Kontakt wird manchmal nicht erkannt.
Vorteile der Automatisierung
- Tickets werden automatisch in Casavi angelegt und die Email archiviert
- In den meisten Fällen kann Objekt und Kontakt zugeordnet werden
- Vorgangstyp wird basierend auf dem Kontext per KI erkannt
“Ich finde das System funktioniert wirklich super und wir sind sehr zufrieden.”
Marco Eulen
Objektmanager
Petra Lobenthal GmbH & Co. KG
“Ich finde das System funktioniert wirklich super und wir sind sehr zufrieden.”
Marco Eulen
Objektmanager
Petra Lobenthal GmbH & Co. KG
Vorteile der Automatisierung
- Tickets werden automatisch in Casavi angelegt und die Email archiviert
- In den meisten Fällen kann Objekt und Kontakt zugeordnet werden
- Vorgangstyp wird basierend auf dem Kontext per KI erkannt
Geschäftsführung
Jonathan Tausendfreund
Jonathan Tausendfreund ist bereits seit vielen Jahren in der IT-Branche tätig und hat sich in dieser Zeit als verlässlicher Experte für den Aufbau von Softwareentwicklungsteams etabliert.
Mit Powerprozesse möchte Jonathan das große Potenzial, das in den meisten Hausverwaltungen steckt, freilegen und durch smarte Automatisierungen Entlastung schaffen.
